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INFORMATIONS ET RÈGLEMENTS 2023
 

Lire nos règlements avant toute 
démarche auprès de l'organisateur.

 

Merci !

Du 4 au 7 mai 2023

53e édition

 

À Québec, aux Promenades Beauport.

FONDÉ EN 1967
ORGANISME À BUT NON LUCRATIF

Demande d'inscription :
Date limite 14 février 2023

PRÉVENTION DES INCENDIES

Ville de Québec

1.) PROCÉDURES D'INSCRIPTIONS

1.1) Remplir le formulaire de demande d'inscription en ligne.

1.2) Pour les nouvelles candidatures : fournir le lien vers votre site Web ou votre page Facebook ou nous transmettre des photos représentatives de vos produits.

 

1.3) Possibilité de remplir un formulaire par appel téléphonique. 
Contactez la coordination au 418 666-6125, poste 201.

1.4) Le contrat vous sera expédié par courriel sur acceptation de votre candidature.

1.5) Le contrat doit être complété, signé et retourné par courriel à info@cbculture.qc.ca

1.6) Avoir la preuve d’assurance en responsabilité civile**.


1.7)  La location du kiosque et du matériel supplémentaire doit être effectué sur réception de votre contrat et de votre facture. Voici les façons de le faire :

  • A) Par dépôt direct Caisse Desjardins de Beauport :

            - No de compte : 0298356

            - Transit : 20049

            - No d'institution: 815

Prière de nous envoyer un avis par courriel.

  • B) Par chèque : au nom du Salon de mai

  • C) En espèce : à nos bureaux  (un reçu vous sera émis).

1.8) SÉLECTION DES EXPOSANTS.es

 

Les dossiers d’exposants qui présentent une première demande au Salon de mai seront révisé par un comité de sélection. Le candidat devra s'assurer d'indiquer un site internet actuel et représentatif de sa production dans la case appropriée du formulaire d'inscription. En l'absence de site internet, le candidat pourra faire acheminer des photographies de ses produits à l'adresse suivante: info@cbculture.qc.ca.Toute œuvre ou article jugé non acceptable sera refusé par les organisateurs. Le comité de sélection se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute candidature.

 

Aucune pièce produite à l’extérieur du Québec, et/ou fabriquée en série par un procédé mécanique automatisé ne sera acceptée.

 

Un exposant pourrait se voir refuser une prochaine participation au Salon de mai si les produits exposés ne correspondent pas à ceux acceptés en sélection.

1. Procédures d'inscription
1. Procédures d'inscription

1.6) **ASSURANCE EN RESPONSABILITÉ CIVILE

Le Salon de mai exige que les exposants aient souscrit à une assurance en responsabilité civile d’au moins 1,000,000.00 $.


Les exposants doivent être couverts en dehors de leur résidence ou commerce pour la période du 3 au 7 mai 2023 et couverts au centre commercial Promenades Beauport: 
3333, rue du Carrefour à Québec (QC)  G1C 5R9

Contactez votre compagnie d'assurance pour plus d'information.

1.6 Assurance responsabilité civile

2.) RÈGLEMENTS

2.1) OBLIGATIONS DES EXPOSANTS

 

L’exposant s’engage à :

 

2.1) se conformer à tout règlement et toute décision administrative ou directive émanant des organisateurs pendant toute la durée du Salon, y compris durant le montage et le démontage des kiosques ;

 

2.2) respecter les lois, règlements des niveaux fédéral, provincial et municipal s’appliquant à ses opérations commerciales, institutionnelles ou autres ;

 

2.3) fournir au Salon de mai une preuve d’assurance en responsabilité civile ;

 

2.4) ne pas modifier ni détériorer le kiosque et l’emplacement loués ;

2.5) proposer des pièces de qualité semblable à celles qu’il a présentées lors de l’entrevue de sélection ;

 

2.6) être présent tout au long des périodes  d’ouverture. Les organisateurs du Salon n’offrent pas le service de remplacement pour les pauses dans les kiosques des exposants.

 

2.7) finaliser l’installation et la présentation du kiosque avant 9 h 30 le jeudi matin ;

 

2.8) ne pas démonter son kiosque avant le dimanche à 17 h et terminer le démontage avant 20 h ;

 

2.9) ne pas déborder les limites de largeur, profondeur et hauteur du kiosque qui lui est attribué ;

 

2.10) bien couvrir la marchandise en dehors des heures d’ouverture du centre commercial ;

 

2.11) faire en sorte que sa conduite et celle de ses employés, l'état de ses équipements et la qualité de ses produits et services ne ternissent pas la réputation de l'événement ni celle du centre commercial ;

2.12) faire en sorte que sa conduite et celle de ses employés soit respectueuse envers les autres exposants.

2.13) EXPULSION

Tout manquement aux règlements ou conduite jugée défavorable par l’organisateur pourra entraîner l’expulsion définitive de l’exposant concerné.

2.14) EN CAS D’ANNULATION

 

A) À la demande de l’organisateur : le contrat de location du kiosque sera résilié et le Salon remboursera à l’exposant les sommes déjà versées pour la location.  Si la dite annulation survenait pendant la présentation du Salon, le remboursement des sommes versées sera réduit proportionnellement à la partie du terme qui restait à courir à la date d’interruption. Aucun remboursement ne sera effectué dans le cas d’une expulsion définitive.

 

B) À la demande de l’exposant : si l’annulation est demandée avant le 1er avril de l’année en cours, le Salon effectuera le remboursement du montant payé moins une somme de 15% retenue pour frais administratifs.

 

C) Si l’annulation est demandée après le 1er avril de l’année en cours, aucun remboursement ne sera effectué sauf en cas de force majeure.

 

2.15) AFFICHAGE ET SOLLICITATION COMMERCIALE

Il est strictement interdit à l’exposant :

 

A) de distribuer des échantillons, des brochures publicitaires, des cartes d’affaires ou de faire toute autre forme de sollicitation commerciale à l’extérieur de son kiosque ;

 

B) de diffuser de la publicité pour une entreprise qui n’expose pas au Salon, à moins d’une autorisation écrite spéciale de la part des organisateurs de l’événement ;

 

C) de procéder à des loteries, jeux de hasard ou jeux d’adresse, à moins d’avoir obtenu préalablement une autorisation écrite du promoteur et de posséder tous les permis nécessaires afin de se conformer aux lois régissant les concours.

 

2.16) RESPONSABILITÉ DES DOMMAGES

Le propriétaire du centre commercial et l’organisateur de l’événement ne peuvent être tenus responsables des dommages subis par les exposants et leurs biens par quiconque.

2.17) STATIONNEMENT POUR LES EXPOSANT.es

Vous devez stationner votre voiture ailleurs que près des portes d’entrée afin de faciliter l’accès à la clientèle.

3.) KIOSQUES
 

3.1) Nombre d'exposant.es par kiosque :
Un exposant par petit kiosque.

Deux exposants maximum par grand kiosque.

3.2) Emplacement des kiosques :

Le choix de l’emplacement des kiosques est réservé aux organisateurs de l’événement.

3.3) Présentation des kiosques :

En raison des risques d’incendie, votre kiosque ne peut être décoré par la suspension de draps, tissus ou papier. Les tissus utilisés dans le but de présenter les œuvres devront être ignifugés à l’aide d’un produit reconnu pour cet usage. Aucune exception ne sera tolérée. Les tables doivent être nappées sur les 4 côtés jusqu’au sol. Vos boîtes de rangement ne doivent pas être laissées à la vue des visiteurs.

3.4) Système électrique (prise électrique par kiosque) :

 

A) Petit kiosque : 400 watts MAXIMUM (consommation totale)

 

B) Grand kiosque : 800 watts MAXIMUM (consommation totale)

3.5) Description des kiosques :

Les panneaux utilisés pour les kiosques sont recouverts  de tissu velcro. Certains produits, de même que les documents de présentation, peuvent ainsi être fixés au mur à l’aide de velcro mâle.  Il est strictement interdit d’utiliser tout autre moyen tels : punaises, broches, vis, clous, gommette, pinces.

3.6) Éclairage et électricité :

Pour des raisons d’uniformité et de sécurité, il est nécessaire d’utiliser les éclairages fournis par le salon. Des lumières supplémentaires sont disponibles à la location. Prévoir cette demande au moment de l'inscription. 

3.7) Matériel supplémentaire :

Du matériel d'Exposition est disponible à la location. Les exposants doivent en faire la demande dans le formulaire d'inscription. Des frais supplémentaires s'appliquent. 

3.8) Accrochage, tableaux ou autres :

L’accrochage se fait par l’intermédiaire de "plaquettes à  cadres". Nous en fournissons au besoin, selon la disponibilité.  Des languettes de velcro autocollantes sont également offertes en vue d’accrocher de petits objets légers, d’afficher les prix ou autres informations imprimées sur papier ou carton.

3.9) PLAN KIOSQUE  (images à titre indicatif) :

A) PETIT KIOSQUE / 5 panneaux :

Tarif 2023 : 400 $ + taxes


Mètres : Largeur : 3 m / Hauteur : 1,83 m / Côté : 1 m /
Profondeur : 2,13 m / Surface d'installation : 6,39 m2

Pieds : Largeur : 9,84 p. / Hauteur : 6 p. / Côté : 3,28 p. /

Profondeur : 7 p. / Surface d'installation : 68,78 p2

petit-kiosque.jpg

B) GRAND KIOSQUE / 6 panneaux :

Tarif 2023 : 485 $ + taxes

Mètres : Largeur : 4 m / Hauteur : 1,83 m / Côté : 1 m /
Profondeur : 2,13 m / Surface d'installation : 8,52 m2

Pieds : Largeur : 13,12 p. / Hauteur : 6 p. / Côté : 3,28 p. /

Profondeur : 7 p. / Surface d'installation : 91,84 p2

Grand-kiosque.jpg
2. Règlements
3. Kiosques

4) Les Promenades Beauport vous offrent tous ces services et avantages :
 

  • Zone de restauration

  • Zone de jeux pour enfants

  • Air climatisé

  • Agents de sécurité en permanence de l’ouverture à la fermeture des portes et en dehors des heures d’ouverture du centre commercial

  • Des chariots disponibles pour le transport du gros matériel

  • Guichets automatiques

  • Service de maintenance des aires communes

  • Salle d’allaitement

  • Prêt de poussettes et de chaises roulantes

  • Plus de 4 500 espaces de stationnement

  • Wi-Fi

5) AMÉNAGEMENT DE VOTRE KIOSQUE


Mercredi : de 17 h 30 à 21 h


Le fournisseur sera sur place pour répondre

à vos demandes de matériel additionnel
_____________________________________


Fin de l’installation de vos marchandises

Jeudi : de 8 h 30 à 9 h 30
_________________________________


DÉMONTAGE

Dimanche : de 17 h à 20 h

4. Services et avantages
5. Horaire-Aménagement

Présenté par

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En partenariat avec

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S'Y RENDRE
PROMENADES BEAUPORT

HORAIRE D’OUVERTURE AU PUBLIC
Jeudi et vendredi : 9 h 30 à 21 h
Samedi : 9 h à 17 h
Dimanche : 10 h à 17 h

Téléphone :
418 666-6125, poste 201

 

info@cbculture.qc.ca

Bureau administratif :
Nouvelle adresse au Couvent de Beauport

 

11, avenue du Couvent
Québec (QC)  G1E 6R9 / Bur.101

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